Fluxo de Caixa para Condomínios

Como cuidar do fluxo de caixa condominial e manter a saude financeira do seu condomínio

Como cuidar do fluxo de caixa condominial e manter a saúde financeira do seu condomínio

Uma boa gestão financeira é essencial para manter e valorizar um condomínio. Para a correta gestão e utilização dos recursos arrecadados, a empresa deve controlar os recursos que entram e saem de sua conta e manter registros das movimentações financeiras do presente e daquelas a serem realizadas ou recebidas no futuro próximo. Conceitos do mundo das finanças, como fluxo de caixa, podem ser usados. 

 

Isso dá ao administrador uma visão global da situação financeira. Se você conhece as contas que precisam ser pagas e o dinheiro que deve chegar em breve, é possível ver o saldo disponível e saber antecipadamente se sobra dinheiro no caixa ou não. Ou seja, essa visão global permite a projeção de ações futuras e apoia a tomada de decisões.

 

Outra utilização do fluxo de caixa ocorre no momento da contabilização – obrigação inclusive prevista no Art.1.350 do legislador Código Civil. O registro de entradas e saídas facilita a geração de relatórios e torna a gestão de recursos mais transparente para as pessoas interessadas no uso correto e eficaz dos fundos comuns ao condomínio. 

 

Além disso, ao controlar as entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se há inadimplência. Com acompanhamento regular, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, quando o administrador judicial identifica uma taxa de condomínio que deveria ter sido recebida, mas não foi paga, pode sinalizar ao devedor que entenda e resolva a questão imediatamente.

 

O que é um fluxo de caixa? 

Chamamos de fluxo de caixa a movimentação do dinheiro em uma conta, caixa registradora, etc. O registro desse movimento é feito diariamente no mundo dos negócios para gerenciar o dinheiro disponível, o dinheiro usado e o dinheiro que se espera que venha dentro ou fora nos próximos dias deixe 

 

Imagine um negócio. Em um dia, ela trata da venda (depósito) e da compra do produto (retirada). Durante o mês você também tem que pagar funcionários, despesas administrativas, etc. Além disso, tenha em mente que muitos clientes pagam suas compras com cartão de crédito, um valor que não aparece na conta da empresa por várias semanas. Todas essas movimentações formam o fluxo de caixa do período e precisam ser registradas para que o negócio possa controlar quanto gasta e quanto recebe.

 

Da mesma forma um condomínio – que possui conta bancária e pagamentos efetuados e recebidos – também possui fluxo de caixa. As entradas são compostas de pagamentos de taxas feitos pelos acionistas para aquele mês. As despesas são variadas e incluem salários de funcionários, contas de água e luz, custos de manutenção, etc. O dinheiro em caixa é a diferença entre o que foi recebido e o que foi gasto até o momento. 

 

Ao longo dos dias do período – normalmente os 30 dias do mês – a posição de caixa dos condomínios muda, aumentando ou diminuindo o valor disponível. Para organizar essa movimentação no período, é necessário registrar o fluxo de caixa.

 

Como é feito um Fluxo de Caixa Condominial? 

O fluxo de caixa pode ser feito de forma manual, normalmente quando o responsável é o síndico, via planilha (não recomendado) ou software.

Quando o condomínio conta com uma administradora de condomínios qualificada, o trabalho é realizado através de um aplicativo específico, que de forma simplificada vai cuidar de todos os balanços.

 

Fluxo de  caixa condominial, para que serve? 

Organização, controle, transparência, provisão, previsão… O fluxo de caixa facilita o surgimento dessas características na gestão de um condomínio. 

 

Isso dá ao administrador uma visão global da situação financeira. Se você conhece as contas que precisam ser pagas e o dinheiro que deve chegar em breve, é possível ver o saldo disponível e saber antecipadamente se sobra dinheiro no caixa ou não. Ou seja, essa visão global permite planejar ações futuras e subsidia a tomada de decisões.

 

Outra utilização do fluxo de caixa ocorre no momento da contabilização – obrigação inclusive prevista no Art.1.350 do Código Civil. O registro de entradas e saídas facilita a geração de relatórios e torna a gestão de recursos mais transparente para as pessoas interessadas no uso correto e eficaz dos fundos comuns ao condomínio. 

 

Além disso, ao controlar as entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se há inadimplência. Com acompanhamento regular, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, quando o administrador judicial identifica uma taxa de condomínio que deveria ter sido recebida, mas não foi paga, pode sinalizar ao devedor que entenda e resolva a questão imediatamente.

 

Manter o Fluxo de Caixa do condomínio saudável em ordem é uma tarefa de extrema importância.

 

Se o condomínio tem muita inadimplência a tarefa fica muito difícil, mas a administradora de condomínios pode propor uma saída bastante conveniente e para estes casos: utilizar uma Garantidora de Crédito para condomínios.

 

O que é uma Garantidora?

É uma empresa que, um dia após a data de vencimento, efetua a liquidação de total da renda condominial, mesmo que os moradores não tenham pago suas taxas. Ou seja, ela vai garantir toda receita do condomínio.

 

Desta forma, o síndico evita que a cobrança dos valores excedentes recaia sobre os adimplentes e a associação condominial volta a ter um valor fixo para administrar o negócio, podendo assim atender a previsão orçamentária de pagamentos, planejamento e programação de obras em benefício dos os moradores. 

 

A garantidora fica responsável pela cobrança dos juros de mora dos condôminos que não puderem pagar. 

 

É quais são os benefícios de se contratar uma empresa garantidora ?

Para o condomínio que possui esse tipo de serviço, o principal benefício é saber que independente do pagamento feito pelos condôminos, todas as despesas do condomínio serão pagas pontualmente. 

 

A cobrança, que sempre um assunto delicado para qualquer administrador da insolvência, é responsabilidade da empresa garantidora, a fim de evitar divergências de natureza pessoal. 

 

Esse tipo de serviço dá mais segurança ao locador, pois elimina os problemas decorrentes da cobrança dentro do condomínio e evita situações constrangedoras para ambas as partes.

 

Com a garantia de que as taxas condominiais serão pagas integralmente, o síndico pode garantir o funcionamento normal do condomínio e até mesmo programar obras sem afetar o fundo de reserva.

 

Para o morador, a presença de uma empresa fiadora para zelar pelas Cobranças atendidas pela empresa garante consistência no pagamento das taxas de condomínio. Porque o acionista adimplente não tem que arcar com os custos do acionista inadimplente.

 

Dessa forma, a preservação das áreas comuns, tão importante para os moradores, é mantida mesmo que a situação financeira seja fragilizada pela inadimplência.

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O impacto de uma boa Gestão Condominial

A gestão condominial é algo de extrema importância, afinal, administrar os recursos do condomínio e o tornar um bom lugar. Claro, toda ajuda é bem-vinda ao síndico para proporcionar o melhor ao condomínio, justamente através de administradoras como a Consilius para apoiar o profissional.

Sendo assim, o quanto uma boa gestão condominial impacta a vida de condôminos?

De fato, o síndico é um dos maiores pilares para administração de um condomínio. Sendo responsável por praticamente toda a parte administrativa, financeira e até mesmo social muitas das vezes. Além disso, a dificuldade em administrar e segurar todos esses âmbitos é bem presente quando não se tem o preparo suficiente para um cargo administrativo como esse ou mesmo uma ajuda externa, como a contratação de uma administradora.

Uma administradora é uma entidade que oferece ajuda ao síndico, estando ao seu lado na gestão dos assuntos do condomínio, como balanço de contas, nos âmbitos legais e até mesmo em assembléias. Administradoras de condomínios, como a Consilius, por exemplo, oferecem ainda um software de gestão ao síndico, automatizando e modernizando situações como reserva em academia, churrasqueiras e afins.

Assim, uma administradora de qualidade tem um impacto extremamente positivo e aumenta a qualidade de vida em um condomínio, já que oferece ajuda específica e profissionaliza o trabalho do síndico. A própria Consilius, por exemplo, possui uma avaliação de 4.7 de acordo com o ranqueamento do Google, além de auxiliar de forma técnica e humana diversos condomínios de Campinas e região, tendo feedback extremamente positivo e servindo de amparo ao síndico e suas funções.

 

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Como implementar um Software de Gestão de Condomínio?

Aplicativo para Assembleia Virtual no Condomínio

Passo a passo para implementar um software de gestão de condomínio com sucesso

A tecnologia veio para facilitar muito o dia-a-dia e a implementação dela na gestão de condomínios é de suma importância. Afinal, tempo é dinheiro e a tecnologia veio como um meio facilitador para empresas e pessoas.

Sendo assim, como implementar um software para ajudar na gestão do condomínio? Como softwares podem ajudar na gestão de condomínios? 

Software de Gestão de Condomínios 1 – Escolha do Software

Um software de gestão de condomínios precisa ter uma função de CRM e a de Gestão (financeira, pessoal, cobrança) na mesma plataforma, isso vai facilitar a automatização das tarefas.

CRM – Customer Relationship Management, ou Gestor de Relacionamentos com o cliente – é um planejamento feito para facilitar o contato de empresa-cliente, automatizando e deixando tudo de forma simplificada para a comunicação e organização de ambas as partes.

Sendo assim, existem softwares que são feitos sob este planejamento, justamente com o intuito de deixar todo o processo de comunicação, organização e planejamento mais simples.

2 – Treinamento

Também é importante que a administradora de condomínio contratada faça uma boa implementação, disponibilizando o treinamento adequado para que seus funcionários e os demais condôminos lidem bem com o software com CRM, para  um melhor uso do mesmo. Uma instrução bem dada pode facilitar bastante na hora de explicar como algum aplicativo deve ser usado pelos condôminos, além de ser extremamente recomendável treinar o síndico atual. 

Deixar bem estabelecido a forma com que o síndico/administradora vai entrar em contato com os condôminos é essencial, na verdade, deve ser uma das primeiras orientações dadas ao implementar esse tipo de software.

3- Tecnologia em Nuvem

Outro passo extremamente importante de se analisar em um software é se ele será local ou em nuvem, sendo que a segunda opção é um pouco mais prática, já que tudo ficará armazenado no sistema de Nuvem – não precisando de algo físico para comportar todos os dados, como um servidor ou computador com os arquivos específicos.

Em nuvem o processo é mais seguro, pois todos os dados ficam protegidos por criptografia e você não precisa se preocupar com a proteção dos dados e backups.

4 – Acompanhamento

Por fim, organizar e planejar o pré e o pós implementação é outra etapa importante e indispensável, já que o pré implementação ajuda a entender os condôminos e suas dificuldades e facilidades com tecnologia, enquanto o pós é uma avaliação sobre a eficácia do programa.

Mais importante que contratar um software de gestão administrativa para condomínios é fazer que todos utilizem bem a ferramenta, poupando o tempo do síndico e dos demais funcionários do condomínio.

 

Em pouca palavras, para implementar um software de gestão de condomínio com sucesso, deve ter todo um cuidado e planejamento antes, incluindo treinamento das pessoas que vão se comunicar com os moradores (geralmente os funcionários da administradora, ou o síndico), com os próprios moradores, além de avaliar a estruturação do aplicativo, optando pela sua versão em nuvem ou local. 

Após levar em conta esses tópicos, discutir e aprovar o uso de uma aplicação dessas em assembleia, a maior parte das dificuldades de comunicação serão facilitadas e automatizadas.

Ficou em dúvida sobre como implementar um software no seu condomínio? Fale com a Consilius, clique aqui!

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