Fluxo de Caixa para Condomínios

Como cuidar do fluxo de caixa condominial e manter a saude financeira do seu condomínio

Como cuidar do fluxo de caixa condominial e manter a saúde financeira do seu condomínio

Uma boa gestão financeira é essencial para manter e valorizar um condomínio. Para a correta gestão e utilização dos recursos arrecadados, a empresa deve controlar os recursos que entram e saem de sua conta e manter registros das movimentações financeiras do presente e daquelas a serem realizadas ou recebidas no futuro próximo. Conceitos do mundo das finanças, como fluxo de caixa, podem ser usados. 

 

Isso dá ao administrador uma visão global da situação financeira. Se você conhece as contas que precisam ser pagas e o dinheiro que deve chegar em breve, é possível ver o saldo disponível e saber antecipadamente se sobra dinheiro no caixa ou não. Ou seja, essa visão global permite a projeção de ações futuras e apoia a tomada de decisões.

 

Outra utilização do fluxo de caixa ocorre no momento da contabilização – obrigação inclusive prevista no Art.1.350 do legislador Código Civil. O registro de entradas e saídas facilita a geração de relatórios e torna a gestão de recursos mais transparente para as pessoas interessadas no uso correto e eficaz dos fundos comuns ao condomínio. 

 

Além disso, ao controlar as entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se há inadimplência. Com acompanhamento regular, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, quando o administrador judicial identifica uma taxa de condomínio que deveria ter sido recebida, mas não foi paga, pode sinalizar ao devedor que entenda e resolva a questão imediatamente.

 

O que é um fluxo de caixa? 

Chamamos de fluxo de caixa a movimentação do dinheiro em uma conta, caixa registradora, etc. O registro desse movimento é feito diariamente no mundo dos negócios para gerenciar o dinheiro disponível, o dinheiro usado e o dinheiro que se espera que venha dentro ou fora nos próximos dias deixe 

 

Imagine um negócio. Em um dia, ela trata da venda (depósito) e da compra do produto (retirada). Durante o mês você também tem que pagar funcionários, despesas administrativas, etc. Além disso, tenha em mente que muitos clientes pagam suas compras com cartão de crédito, um valor que não aparece na conta da empresa por várias semanas. Todas essas movimentações formam o fluxo de caixa do período e precisam ser registradas para que o negócio possa controlar quanto gasta e quanto recebe.

 

Da mesma forma um condomínio – que possui conta bancária e pagamentos efetuados e recebidos – também possui fluxo de caixa. As entradas são compostas de pagamentos de taxas feitos pelos acionistas para aquele mês. As despesas são variadas e incluem salários de funcionários, contas de água e luz, custos de manutenção, etc. O dinheiro em caixa é a diferença entre o que foi recebido e o que foi gasto até o momento. 

 

Ao longo dos dias do período – normalmente os 30 dias do mês – a posição de caixa dos condomínios muda, aumentando ou diminuindo o valor disponível. Para organizar essa movimentação no período, é necessário registrar o fluxo de caixa.

 

Como é feito um Fluxo de Caixa Condominial? 

O fluxo de caixa pode ser feito de forma manual, normalmente quando o responsável é o síndico, via planilha (não recomendado) ou software.

Quando o condomínio conta com uma administradora de condomínios qualificada, o trabalho é realizado através de um aplicativo específico, que de forma simplificada vai cuidar de todos os balanços.

 

Fluxo de  caixa condominial, para que serve? 

Organização, controle, transparência, provisão, previsão… O fluxo de caixa facilita o surgimento dessas características na gestão de um condomínio. 

 

Isso dá ao administrador uma visão global da situação financeira. Se você conhece as contas que precisam ser pagas e o dinheiro que deve chegar em breve, é possível ver o saldo disponível e saber antecipadamente se sobra dinheiro no caixa ou não. Ou seja, essa visão global permite planejar ações futuras e subsidia a tomada de decisões.

 

Outra utilização do fluxo de caixa ocorre no momento da contabilização – obrigação inclusive prevista no Art.1.350 do Código Civil. O registro de entradas e saídas facilita a geração de relatórios e torna a gestão de recursos mais transparente para as pessoas interessadas no uso correto e eficaz dos fundos comuns ao condomínio. 

 

Além disso, ao controlar as entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se há inadimplência. Com acompanhamento regular, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, quando o administrador judicial identifica uma taxa de condomínio que deveria ter sido recebida, mas não foi paga, pode sinalizar ao devedor que entenda e resolva a questão imediatamente.

 

Manter o Fluxo de Caixa do condomínio saudável em ordem é uma tarefa de extrema importância.

 

Se o condomínio tem muita inadimplência a tarefa fica muito difícil, mas a administradora de condomínios pode propor uma saída bastante conveniente e para estes casos: utilizar uma Garantidora de Crédito para condomínios.

 

O que é uma Garantidora?

É uma empresa que, um dia após a data de vencimento, efetua a liquidação de total da renda condominial, mesmo que os moradores não tenham pago suas taxas. Ou seja, ela vai garantir toda receita do condomínio.

 

Desta forma, o síndico evita que a cobrança dos valores excedentes recaia sobre os adimplentes e a associação condominial volta a ter um valor fixo para administrar o negócio, podendo assim atender a previsão orçamentária de pagamentos, planejamento e programação de obras em benefício dos os moradores. 

 

A garantidora fica responsável pela cobrança dos juros de mora dos condôminos que não puderem pagar. 

 

É quais são os benefícios de se contratar uma empresa garantidora ?

Para o condomínio que possui esse tipo de serviço, o principal benefício é saber que independente do pagamento feito pelos condôminos, todas as despesas do condomínio serão pagas pontualmente. 

 

A cobrança, que sempre um assunto delicado para qualquer administrador da insolvência, é responsabilidade da empresa garantidora, a fim de evitar divergências de natureza pessoal. 

 

Esse tipo de serviço dá mais segurança ao locador, pois elimina os problemas decorrentes da cobrança dentro do condomínio e evita situações constrangedoras para ambas as partes.

 

Com a garantia de que as taxas condominiais serão pagas integralmente, o síndico pode garantir o funcionamento normal do condomínio e até mesmo programar obras sem afetar o fundo de reserva.

 

Para o morador, a presença de uma empresa fiadora para zelar pelas Cobranças atendidas pela empresa garante consistência no pagamento das taxas de condomínio. Porque o acionista adimplente não tem que arcar com os custos do acionista inadimplente.

 

Dessa forma, a preservação das áreas comuns, tão importante para os moradores, é mantida mesmo que a situação financeira seja fragilizada pela inadimplência.

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5 Dicas para Administrar bem seu Condomínio

Dicas de Administração de Condomínios

Dicas profissionais de Administração para fazer o seu Condomínio sair do vermelho

Administração de condomínio é um desafio para os síndicos e moradores. Afinal, todos querem o bem-estar de seus condôminos e manter o condomínio organizado e com uma boa saúde financeira.

Então, segue 5 dicas para melhorar a administração do seu condomínio!

 

  • Inadimplência

 

A inadimplência é um problema recorrente em condomínios. Durante a gestão, é importante trabalhar para reduzir o número de inadimplentes. Podendo ser negociações com moradores com muitos meses sem pagar, com objetivo de definir um preço mínimo para quitar a dívida e o restante ser parcelado, ou a automatização do sistema de cobrança do condomínio, facilitando a hora do pagamento das tarifas do condomínio.

 

Também, um síndico não pode constranger nem cobrar de forma pública o inadimplente, optando por resolver as coisas da forma mais discreta e assertiva possível.

 

  • Prestações de Contas

 

Manter a transparência dentro do seu ambiente também é um sinal de boa administração. Não só é algo que mantém os condôminos informados sobre como o caixa está sendo usado, como é obrigatório ter prestações de contas de acordo com o Código Civil. 

 

A prestação de contas deve ser feita durante uma assembleia e aprovada, ou não, pelos moradores. Por isso, é sempre importante ficar de olho no fluxo de caixa e como usar o financeiro para melhorias. 

 

  • Obras e Manutenções

 

As obras dentro de um condomínio, também, são aspectos extremamente importantes. Entretanto, as obras precisam ser justificadas tanto em custo, quanto em sua utilidade. 

 

Assim, existem diversos tipos de obras dentro de um contexto condominial. Aquelas que são essenciais para a infraestrutura do condomínio, aquelas que são úteis e algumas que melhoram aspectos em específico do condomínio. 

 

Deste modo, priorize sempre tenha disponível um fundo do caixa destinado para cobrir não só as obras essenciais, mas eventuais obras de emergência.

 

  • Segurança

 

A segurança é algo fundamental para qualquer condomínio. Portanto, medidas de segurança são essenciais. Durante a administração, é importante manter dedetizações regulares para evitar insetos perigosos como escorpiões, ou que podem transmitir doenças, como ratos. Segurança, também, é sobre o bem-estar dos condôminos. Uma boa equipe de limpeza e retirada de lixo também evitam problemas.

 

Claro, não se pode esquecer do sistema de segurança propriamente dito. Porteiros e guardas devem estar sempre bem treinados e orientados pelo síndico e pela empresa contratada.

 

  • Trabalhar junto de uma administradora.

 

Para síndicos de primeira viagem e até para os mais experientes, a ajuda de uma administradora de condomínios é de grande ajuda para uma boa administração no condomínio. Não só por dividir a carga de trabalhos, mas por otimizar o tempo com softwares de gestão, junto da experiência da própria empresa. 

 

A Consilius, por exemplo, fornece aplicativos com alta tecnologia e apoio integral ao síndico, auxiliando na gestão de contas, guiando ao melhor caminho e contribuindo para uma boa gestão.

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Como cobrar condôminos inadimplentes?

Inadimplência no Condomínio

Como cobrar condôminos inadimplentes sem sem riscos de processo

A inadimplência é uma realidade em condomínios no Brasil. Entretanto, cobrar a dívida do condomínio nem sempre é algo tão fácil.

Sendo assim, sempre é bom conhecer as diversas formas legais de cobrar de um condômino inadimplente.

Um morador inadimplente perde alguns dos seus direitos no condomínio, desde não conseguir votar nas assembleias ordinárias, até não poder se candidatar para o cargo de síndico.

Para começar, é importante entender o Artigo 42 da Lei nº 8.078 de 11 de Setembro de 1990, sendo referente a cobrança de dívidas e inadimplências.

Tal artigo defende que, ao ser cobrado, o mesmo não pode ser exposto de nenhuma forma, tampouco ameaçado durante a cobrança, ou constrangido. A questão do constrangimento, portanto, não se restringe apenas à cobrança. Tirar o acesso de áreas determinadas do condomínio do inadimplente, também se categoriza como constrangimento.

Sendo assim, quais são as formas legais de se cobrar inadimplência?

Temos a forma SEM  e COM o acompanhamento de uma Administradora de Condomínios.

Cobrança SEM
Administradora de Condomínio

Obviamente, uma notificação sobre a condição pode ser enviada através de uma carta para o condômino, ou e-mail, notificando o valor da multa pelo atraso, além da dívida total.

Conversar com o morador sobre o que ocasionou o atraso também é uma estratégia válida, principalmente para entender a situação como um todo. Além disso, uma negociação sempre pode ser possível, principalmente se for uma inadimplência pontual, podendo até parcelar o valor da dívida se for melhor para o condômino. Nesta opção para cobrar o condômino é recomendável que o síndico esteja acompanhado do subsíndico para servir de testemunha caso ocorra algum tipo de acusação do mesmo, lembrando que deve ser feita de forma totalmente amistosa e compreensiva, destacando o sigilo – NUNCA em tom de ameaça ou cobrando diretamente.

Se a tentativa não funcionar, uma atitude jurídica deve ser tomada.

Através de um endurecimento nas regras do Novo Código de Processo Civil, é possível fazer com que o devedor seja juridicamente cobrado. Para isso, é necessário acionar o advogado pelo condomínio, um prazo de três dias úteis para cobrir 30% da dívida, podendo parcelar o restante.

Claro, todo o processo deve passar por alguns âmbitos do jurídico, o que pode ser extremamente demorado e ter um preço alto para o condomínio, por isso, deve ser a última instância a ser acionada. Tendo as regras endurecidas, o processo tem muita chance de dar certo, entretanto, o tempo e dinheiro gasto com isso é bem elevado, levando em conta a contratação de advogados e uma equipe jurídica.

Por isso, as outras opções de notificação e cobrança devem ser priorizadas.

Cobrança COM
Administradora de Condomínio

Com bastante experiência e utilizando as ferramentas adequadas, seu administrador de condomínios pode contornar o problema com maior facilidade e sem riscos de processos, o que poderia penalizar todo o seu condomínio.

O software de gestão de condomínios da Consilius faz o gerenciamento de inadimplentes automaticamente. O sistema identificará taxas atrasadas, notificará os inquilinos e preparará cobranças legais sem qualquer intervenção do síndico, com agilidade e eficiência de gestão financeira.

Notificações por e-mail e SMS serão disparadas automaticamente
O administrador configura o aplicativo de gestão apenas uma vez e pode notificar o proprietário sobre o custo. Ou seja, a mensagem e a data em que a notificação deve ser enviada. Isso pode ser feito por carta, e-mail ou SMS.

Se o condômino não pagar, a Consilius notificará automaticamente o devedor assim que o sistema identificar o não pagamento.

Se a unidade ainda estiver no estado padrão mesmo após a emissão da notificação, o sistema irá preparar os documentos para cobrança judicial automaticamente.

Ação judicial
Em seguida, a Consilius preparará a apresentação da cobrança final. A última notificação informa que se o pagamento não for efetuado, o processo passa para o âmbito legal.

No momento, a Consilius prepara automaticamente uma procuração para entrar com a ação judicial. Basta o gerente do condomínio imprimir o documento, assiná-lo e encaminhá-lo ao Departamento Jurídico, normalmente indicado pela própria administradora, para dar continuidade ao processo.

Acordo
Após a conclusão do acordo entre as partes para quitação da dívida, a Consilius controlará tanto a cobrança que deu início ao contrato como o parcelamento. O sistema gera uma admissão de dívida e um contrato em linha com as melhores práticas de mercado.

Em conclusão, o diálogo com os devedores é uma opção complicada e o uso do software vai facilitar bastante o processo de notificação.

Dialogar deve ser sempre o caminho e caso nada mais resolva, deve-se entrar em negociações também para entender o lado do devedor e entrar em um consenso confortável para o pagamento da dívida. Assim, evita-se maiores problemas com inadimplência, além de resultar em uma gestão mais confortável.

Se ainda tem alguma dúvida, não hesite em nos procurar. Clique aqui!

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